WEB会議運用ルール
横浜市立さちが丘小学校 WEB会議運用ルール
制定 令和2年6月25日
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この運用ルールは、横浜市立さちが丘小学校におけるWEB会議の実施にあたり、必要となる事項について定める。
(定義)
第2条 この運用ルールにおいて、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 横浜市個人情報の保護に関する条例(平成17年2月横浜市第6号)第2条第3項に規定する個人情報をいう。
(2) Y・Y NET 横浜市行政情報ネットワーク運用管理要綱(平成30年10月12日教指企第2080号)第2条(1)に規定する教育情報ネットワークをいう。
(利用業務及び利用目的)
第3条 WEB会議を利用する業務(以下「利用業務」という。)及び利用目的は別表1のとおりとする。
(運営主体及び参加組織)
第4条 WEB会議の運営主体及び参加組織は別表2のとおりとする。
第2章 運営責任者及び利用環境
(運営責任者等の設置)
第5条 この運用ルールの目的を達成するため、運営責任者、運営補助者を置く。
(運営責任者)
第6条 運営責任者は運営主体となる学校の長をもって充てる。
(運営補助者)
第7条 運営責任者は、運営責任者の作業を補助させるため、運営補助者を置くことができる。
2 運営補助者は、運営主体となる学校管理職及び職員から運営責任者が指名する者をもって充てる。
(利用するサービス及びサービス運営事業者)
第8条 WEB会議において利用するサービス及び当該サービスの運営事業者は別表3のとおりとする。
2 運営責任者は、利用業務及び取り扱う情報の重要性に応じ、利用するサービスを選定しなければならない。
(利用する機能)
第9条 WEB会議において利用する機能は別表4のとおりとし、その他の機能については原則無効化すること。
(利用者及び利用環境)
第10条 WEB会議の利用者並びに利用場所、利用機器及び利用回線(以下「利用環境」という。)は別表5のとおりとする。
第3章 運営責任者の責務
(サービス利用開始手続)
第11条 運営責任者は、サービス運営事業者との契約、管理者アカウントの作成、サービスの動作設定等、WEB会議の運営に必要となる作業を実施しなければならない。
(利用者への事前説明及び利用許可)
第12条 運営責任者は、WEB会議の利用者に対して、事前に本運用ルールに定める事項を説明し、利用者が内容を十分に理解したことを確認したうえで、利用を許可しなければならない。
(利用状況の確認及び是正の指示)
第13条 運営責任者は、定期及び必要に応じ、利用者による利用状況を確認しなければならない。
2 前項による確認の結果、第3条に定める目的に反する利用等、不適切な利用が認められる場合、運営責任者は該当する利用者に対し速やかに是正を指示しなければならない。
(継続利用要否の確認と利用停止手続の実施)
第14条 運営責任者は、WEB会議の継続実施の必要性を年1回及び必要に応じて確認しなければならない。
2 前項による確認の結果、WEB会議の継続実施が不要である場合には、アカウントの削除、サービス運営事業者との契約解除その他本サービスの利用停止に必要となる作業を速やかに実施しなければならない。
第3章 制限事項
(利用環境)
第15条 利用者は、第10条に定める利用環境からWEB会議を利用しなければならない。
2 利用環境と異なる環境からWEB会議を利用する場合、利用者は、事前に運営責任者の許可を都度得なければならない。
3 WEB会議を録画する場合には、事前に参加者の承認を得なければならない。
(個人情報の取り扱い)
第16条 WEB会議上で評価や進路など利用者の特定の機微な個人情報は取り扱ってはならない。
2 個人情報の取扱いが業務上必要である場合、運営責任者は個人情報の取扱いにあたり必要となる手続きを実施しなければならない。
第4章 セキュリティ対策
(利用サービスのセキュリティ対策)
第17条 運営責任者は、利用するサービスについて、次の各号に掲げるリスクを考慮し、安全にサービスが利用できるよう事前に設定するとともに、適切に運用しなければならない。
(1) 第三者がWEB会議に参加し、会議の内容を覗かれるリスク。
(2) 利用可能な機能を、悪用されてしまうリスク。
(アカウントのセキュリティ対策)
第18条 運営責任者及び利用者は、WEB会議で利用するサービスのアカウントに対する不正アクセスを防止するため、次の各号に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 他のサービス等で利用しているアカウント名・パスワードを使いまわしてはならない。
(2) 異動等により利用する職員等に変更が生じた場合、速やかに当該アカウントのパスワードを変更しなければならない。
(3) 必要に応じ、多要素認証等、ID・パスワードが漏えいしたとしても不正アクセスが発生しないための対策を講じなければならない。
(利用場所のセキュリティ対策)
第19条 利用者は、WEB会議を利用する物理的な場所について、次の各号に掲げるリスクを考慮し、事前に安全性を確認したうえでWEB会議に参加しなければならない。
(1) 覗き込み、立ち聞き等により、通話内容が第三者に漏えいするリスク。
(2) 目的外の情報が映り込む等により、意図しない情報がWEB会議上で発信されてしまうリスク。
(3) 周囲の騒音等により、通話品質を確保できないリスク。
(利用端末のセキュリティ対策)
第20条 利用者は、WEB会議に利用する端末について、次の各号に示す対策が実施されていることを事前に確認したうえで、WEB会議に参加しなければならない。
(1) Windows、iOS、Android等、端末のOSが最新化されていること。
(2) WEB会議で利用するソフトウェアが最新化されていること。
(利用回線のセキュリティ対策)
第21条 利用者は、WEB会議に利用する回線について、次の各号に掲げる事項について、事前に確認したうえでWEB会議に参加しなければならない。
(1) サービス運営主体が示す通信要件を満たしていること。
(2) 回線契約において通信量の上限が定められている場合、当該WEB会議の実施にあたり十分な通信量が残存していること。
(3) WiFi及びLTE網を利用する場合、無線通信の電波状況に問題がないこと。
(会議への参加方式)
第22条 WEB会議における参加方式は、別表6のとおりとする。
2 前項に定める方式以外で会議の招集及び参加を行う場合、利用者は運営責任者に事前に確認しなければならない。
第5章 その他
(外部規定類の順守)
第23条 運営責任者及び利用者は、本運用ルールに加え、サービス運営事業者が定めるサービス利用規約を遵守しなければならない。
2 運営主体が本市以外であるWeb会議に参加する場合など、当該運営主体が別途定める利用ルールが存在する場合、運営責任者及び利用者は、当該利用ルールを遵守しなければならない。
(委任)
第24条 この運用ルールに定めるもののほか、この運用ルールに関し必要な事項は、運営責任者が定める。
附 則
この運用ルールは、令和2年7月1日から施行する。
別表1 利用業務、会議体、及び利用目的(第3条)
利用業務 | 授業支援 |
会議体 | 本校の児童・保護者とのホームルーム実施 |
利用目的 | 学級児童の健康観察を含めたホームルーム等の実施 |
会議体 |
|
|
授業支援 |
学校の児童生徒及びその家庭とのショートホームルーム |
|
別表2 WEB会議の運営主体及び参加組織(第4条)
運営主体 |
横浜市立さちが丘小学校 |
参加組織 |
学校の児童生徒及びその家庭 |
別表3 利用するサービス及びサービス運営事業者(第8条)
サービス名 |
Zoom |
サービス運営事業者 |
Zoom |
別表4 利用する機能(第9条)
サービス名 |
利用する機能 |
Zoom |
音声共有機能 |
映像共有機能 |
別表5 利用者及び利用環境(第10条)
組織 |
利用者 |
利用場所 |
利用機器 |
利用回線 |
さちが丘小学校 |
教職員 |
職員室、会議室、教室 |
教育用端末 |
Y・Y NET・外部インターネット回線 |
家庭 |
学校の児童生徒及びその家庭 |
自宅 |
個人所有端末 |
個人所有インターネット回線 |
別表6 WEB会議への参加手順
会議体 |
参加手順 |
学校の児童生徒及びその家庭とのショートホームルーム |
・教職員から保護者宛に電子メールで招待用URLを送付し、事前に指定した時間帯に関係者が入室する。 |